Triorganizada | Como organizar as contas?
Saiba como simplificar e organizar os papeis de contas de água, luz, telefone, cartão de crédito, mensalidade escolar, seguro, aluguel…
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Como organizar as contas e eliminar papeis?

Contas de água, luz, telefone, cartão de crédito, mensalidade escolar, seguro, aluguel… quantos papeis se acumulam ao longo do mês, do ano e – quem sabe até – de uma vida!

O receio de ser cobrado em duplicidade, a necessidade de guardar papeis, o hábito de guardar o papel e nunca revisar o que guardou, enfim, seja qual for o motivo, vai gerando uma acumulação de papeis dentro das casas e escritórios.

Mas, você sabia que há forma de simplificar a quantidade excessiva de papeis?

QUE DOCUMENTO DEVO GUARDAR?

Quando se trata de prestação de serviços, seja público ou privado, as empresas estão obrigadas pela Lei nº 12.007/09 a emitir e a encaminhar ao consumidor – em dia com as mensalidades do ano anterior – uma Declaração de Quitação Anual de Débitos. Segundo a lei brasileira, este documento deve ser enviado na fatura de maio do ano seguinte à quitação dos débitos ou no mês seguinte à quitação se você pagou em atraso. Na prática, esse prazo de envio pode variar entre as empresas, mas é obrigatório. Então, se você ainda não recebeu, solicite à empresa prestadora do serviço.

Com isso, você resume a apenas 1 papel a comprovação de pagamento nos últimos 12 meses de determinado serviço, que pode ser a conta de água, luz, telefone, tv, mensalidade escolar.

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QUAL O PRAZO QUE DEVO GUARDAR?

As dívidas de boletos bancários, mensalidade escolar, cartões de crédito e plano de saúde e as contas de serviço público, como água, gás, luz e telefone, prescrevem cinco anos após a data de vencimento. Ou seja, você deve guardar os comprovantes por 5 anos.

O comprovante referente a alugueis deve ser guardado por 3 anos, mas o comprovante de taxa de condomínio deve ser guardado por 5 anos.

Já os comprovantes de seguro devem ser guardados por mais 1 ano após o tempo em que ele estiver vigorando.

No caso de consórcios, as declarações devem ser guardadas até o encerramento das operações financeiras do grupo.

Para facilitar o controle, guarde os comprovantes por 5 anos. Com a declaração de quitação anual de débitos, você guarda apenas 5 comprovantes ao invés de arquivar 60! Menos papel e mais espaço garantido!

ATENÇÃO: Esse post trata apenas de comprovantes de contas decorrentes de prestação de serviços. Documentos pessoais, contratos, contratos de trabalho, contracheques ou hollerith, contratos de trabalho da empregada doméstica, previdência, comprovantes de pagamento de tributos e contribuições para a previdência como INSS, devem ser analisados individualmente e, via de regra, devem ser guardados por um prazo maior ou em arquivo permanente, como é o caso dos documentos pessoais.

COMO GUARDAR?

Com tanta tecnologia nos dias de hoje, os comprovantes podem ser guardados em arquivos digitais. Se você ainda recebe os boletos em papeis, você pode escaneá-los e descartar o papel caso o arquivo digital escolhido seja seguro.

Mas, se você ainda prefere guardar papeis, pode arquivar os comprovantes em pastas etiquetadas e separadas, por tipos de conta (ÁGUA, LUZ, TELEFONE,  PLANO DE SAÚDE, SEGURO, ETC.). No interior de cada pasta, separe os documentos por ano e mês.

Outra opção é separar os comprovantes por MÊS ou ANO.

Essas formas de organização facilitam o controle e a localização caso seja necessário.

Foto: Triorganizada

Foto: Triorganizada

E NO CASO DO IMPOSTO DE RENDA?

Caso algum valor seja utilizado para dedução do imposto de renda, como mensalidade escolar e plano de saúde, não basta guardar apenas o Termo de Quitação Anual, pois esse documento apenas informa que você pagou a empresa prestadora do serviço e garante que ela não pode mais lhe cobrar os valores retroativos.

Mas, para substituir todos os 12 comprovantes do ano, há o Demonstrativo Anual enviados pelas empresas para fins de auxílio à declaração do IR. Esse demonstrativo traz o valor que você pagou à empresa durante o ano e poderá servir para declaração da despesa no IR.

Esse documento também deverá ficar guardado junto à declaração do Imposto de Renda pelo prazo de 5 anos, contados a partir do ano seguinte ao do pagamento, para eventual necessidade de comprovação à Receita Federal.

Para guardar, utilize caixas de ‘arquivo morto’, simples e baratas, encontradas em papelarias, organizando os papeis por ano. Ex.: Coloque a etiqueta na caixa: “Imposto de renda de 2014”, “Imposto de renda de 2014, e assim por diante.

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Foto: Triorganizada

QUANDO DEVO ORGANIZAR?

No início do ano, programe-se para arquivar a documentação do ano anterior, separar os comprovantes para a declaração do IR e descartar os papeis com data superior a 5 anos.

Assim, além de se organizar, você evitará o acúmulo de papeis desnecessários, tornando a sua vida muito mais prática!

Leia também: Uma maneira simples de organizar documentos.

triorganizada
fabiana@triorganizada.com.br

Fabiana Machado.
Consultora em organização.